Privacyverklaring IJburg College

 

Ingangsdatum:25 mei 2018
Datum laatste wijziging: 28 mei 2018
 
Stichting Samenwerkingsschool voor Algemeen Bijzonder Voortgezet Onderwijs IJburg neemt privacy en gegevensverwerkingen serieus. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd.
 
Privacybeleid
Het IJburg College verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met grote zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving, en onze medewerkers een veilige werkplek. Daarvoor voldoen wij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Hoe wij aan deze eisen voldoen hebben wij vastgelegd in ons Privacyreglement www.ijburgcollege.nl/privacyreglement.
 
Ons privacyreglement bevat registers die alle verwerkingen die de school doet omschrijft. Hier kan gevonden worden welke gegevens met welk doel worden verwerkt en welke gegevensbron hiervoor wordt gebruikt. In de bijlagen is onder andere ook benoemd welke eisen wij stellen aan derde partijen die gegevens namens ons verwerken, welke bewaartermijnen wij hanteren, hoe wij handelen bij een (potentiële) datalek en welke gegevens wij voor excursies verzamelen. Het reglement is leidend voor de hele stichting wanneer het gaat om de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen.
 
Persoonsgegevens die wij verwerken
Het IJburg College verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, personeel, bezoekers en andere personen. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen, bijvoorbeeld: NAW-gegevens verkregen via het inschrijvingsformulier voor nieuwe leerlingen. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden, denk bijvoorbeeld aan gegevens die de basisschool aanlevert.
 
Van leerlingen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens zoals het e-mailadres, alsmede het bankrekeningnummer van de betrokkene;

2. het BSN-nummer;

3. nationaliteit en geboorteplaats;

4. persoonsgebonden leerlingnummer;

5. gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling;

6. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs;

7. gegevens over de leerresultaten, waaronder maar niet uitsluitend gerekend worden test– en toetsgegevens, gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, zaken die volgens de basisschool van invloed kunnen zijn op de prestaties in het voortgezet onderwijs, verzuim en afwezigheid van de leerling, de diagnostische eindtoets, het werk van het centraal examen en de rekentoets;

8. gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van (digitale) leermiddelen;

9. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, ouderbijdragen, vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten;

10. foto's en videobeelden met of zonder geluid van (les)activiteiten van de school;

11. (digitale) pasfoto’s;

12. inloggegevens voor het schoolnetwerk, de door de school gebruikte digitale leermiddelen, sociale media en software applicaties voor onderwijsdoeleinden alsmede inlogcodes voor de bestelling van reguliere leermiddelen bij de leverancier;

13. gegevens als bedoeld onder a. en c., van de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen en of sprake is van gezamenlijk ouderlijk gezag en gegevens over lidmaatschap van de ouderraad of de oudergeleding van de medezeggenschapsraad.

14. camerabeelden van het schoolterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van de school;

15. de gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt;

 
Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen:
Basisscholen

Eventueel eerdere middelbare scholen

DUO

Jeugdarts

Leerplicht

Google (school accounts)

Aanbieders digitale leerdiensten

 
Van medewerkers verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals het e-mailadres alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;

2. BSN-nummer;

3. kopie ID-bewijs/paspoort;

4. een personeelsnummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

5. nationaliteit, geboorteplaats;

6. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging, voor zover die noodzakelijk zijn voor een goede functie-uitoefening conform de benoemingsvoorwaarden;

7. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

8. gegevens betreffende de arbeidsvoorwaarden;

9. gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura;

10. gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;

11. gegevens betreffende de functie of de voormalige functie(s), alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van voorgaande dienstverbanden; 

12. gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte; 

13. gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden en veiligheid;

14. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarden;

15. gegevens met betrekking tot de functie-uitoefening, de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn;

16. inloggegevens van het schoolnetwerk en digitale leermiddelen;

17. foto's en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de school en van lessen van onderwijzend personeel;

18. camerabeelden van het schoolterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van de school;

19. de gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt.

 
Gegevens die wij niet van de medewerker hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen:
Arbodienst

Justitie

Bedrijfsarts

 
Waarom wij persoonsgegevens gebruiken
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en leerlingen begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van personeel gebruiken wij alleen met het oog op het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
 
Gegevens van overige betrokkenen hebben betrekking op het onderhouden van contacten, beveiliging van het schoolterrein of het beoordelen van sollicitanten. De gegevens die wij verwerken vallen altijd onder één van de grondslagen om gegevens te verwerken zoals deze zijn opgenomen in de AVG. Als er geen sprake is van vitaal belang, wettelijke verplichting, publiekrechtelijke taak of noodzaak voor de overeenkomst, dan zal er expliciet toestemming gevraagd worden aan de betrokkene. Meer informatie over de grondslagen voor gegevensverwerkingen die de AVG heeft vastgesteld kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/mag-u-persoonsgegevens-verwerken#hoe-weet-u-of-u-persoonsgegevens-mag-verwerken-6310).
 
Beveiligen en bewaren
De school neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. Deze maatregelen worden opgenomen in ons ICT beleid, te vinden als Bijlage II van het privacyreglement.
 
De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De meeste gegevens van leerlingen verwijderen wij twee jaar na uitschrijving. Voor personeelsleden geldt een bewaartermijn tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Bij alle categorieën van betrokkenen kunnen er uitzonderingen voorkomen wanneer de school zich moet houden aan een (langer) bewaartermijn dat voortkomt uit de wet. De gehanteerde bewaartermijnen zijn te vinden als Bijlage I.1 van het privacyreglement.
 
Deelt de school persoonsgegevens met derden?
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Er worden afspraken gemaakt met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school, om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. De school maakt tevens gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland worden opgeslagen. Dit doen wij alleen als sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming. Meer informatie over de doorgifte aan derde landen en clouddiensten is te vinden in Bijlage I.3 en Bijlage III van het privacyprotocol.
 
Melding misstanden
Ook als u een melding doet van een misstand in onze organisatie, zullen uw gegevens worden verwerkt. U kunt daarom ook een melding doen bij de door onze school aangewezen functionaris gegevensbescherming (privacy@ijburgcollege.nl). Deze functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. Uw gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de schoolleiding.
 
Welke rechten heb ik?
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen. Meer informatie over deze rechten kunt u vinden in Artikel 6 van ons privacyreglement.
 
Wilt u gebruik maken van (één van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens. Dan kunt u contact opnemen met het IJburg College via het e-mailadres: privacy@ijburgcollege.nl.
 
Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.
 
Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht om deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.